Das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz IV soll zu weniger bürokratischem Aufwand in den Unternehmen führen. Eine Neuerung ist, dass bestimmte Dokumente, die bisher in Papierform ausgehändigt bzw. aufbewahrt werden mussten, nun elektronisch bereitgestellt und übermittelt werden dürfen.

Von Gesetzes wegen müssen Arbeitgeber eine Vielzahl von Personaldokumenten bereithalten und archivieren. Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) sind nun Änderungen in Kraft getreten, die in einigen Bereichen, für die die Schriftform bisher zwingend vorgeschrieben war, nun auch die sogenannte Textform erlaubt.

Bürokratieentlastungsgesetz: Unterschied zwischen Schriftform und Textform

Mit „Schriftform“ ist gemeint, dass ein Dokument in Papierform vorliegt und von beiden Vertragsparteien eigenhändig unterschrieben wurde.

„Textform“ bedeutet, dass ein lesbares Dokument vorliegt. Bei der Textform ist keine Unterschrift notwendig. Ein digitales Dokument, das dem Vertragspartner per E-Mail geschickt wird, genügt demnach den Anforderungen an die Textform.

Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen

In § 2 Abs. 1 Satz 1 Nachweisgesetz (NachwG) ist festgelegt, dass Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen müssen. In der Regel erfolgt diese Dokumentation im Rahmen des Arbeitsvertrags. Falls kein schriftlicher Arbeitsvertrag abgefasst wird, dann muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in einem eigenständigen Dokument festhalten und dem Arbeitnehmer zukommen lassen.

Aufgrund einer Änderung des Nachweisgesetzes dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen nun auch in Textform abfassen und übermitteln. Einem Versenden per E-Mail steht damit nichts mehr im Weg. Arbeitsverträge können nun die Arbeitgeber also in digitaler Form an die Beschäftigten verschicken. Allerdings muss laut dem Bürokratieentlastungsgesetz gewährleistet sein, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann. Zudem muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dazu auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Der Mitarbeiter kann aber auch verlangen, dass ihm der Arbeitsvertrag nicht digital geschickt, sondern in Papierform ausgehändigt wird. Dann muss der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag bzw. den Nachweis der Vertragsbedingungen wie bisher ausgedruckt vorlegen und aushändigen.

Achtung: Für die in § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen gilt im für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen weiterhin das Schriftformerfordernis. Das heißt: Den Mitarbeitern in diesem Branchen muss auch künftig ein schriftlicher Arbeitsvertrag oder ein entsprechender schriftlicher Nachweis der Vertragsbedingungen ausgehändigt werden. Dies gilt für das Baugewerbe, die Gastronomie, Speditions- und Transportunternehmen, für die Fleischwirtschaft sowie für weitere im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen.

Überlassungsvereinbarung zwischen Verleiher und Entleiher

Für Vereinbarungen zur Arbeitnehmerüberlassung, die zwischen einem Personaldienstleister/Verleiher und dem Entleiher geschlossen werden, ist nun ebenfalls laut dem Bürokratieentlastungsgesetz die Textform ausreichend. Das bedeutet, dass auch die Überlassungsvereinbarungen per E-Mail übermittelt werden können.

Befristete Arbeitsverträge

Für Befristungsvereinbarungen gilt grundsätzlich das Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Diese Vereinbarungen müssen also ausgedruckt, von beiden Seiten unterzeichnet und dem Vertragspartner physisch ausgehändigt werden.

Eine Ausnahme vom Schriftformerfordernis bei Befristungen gibt es nun aber: Für Vertragsklauseln über eine Altersgrenze, mit denen das Arbeitsverhältnis bis zum Erreichen der Regelaltersgrenze befristet wird, ist künftig die Textform ausreichend. Solche vertraglichen Altersgrenzen sind nun also auch dann wirksam, wenn sie in einem Vertrag enthalten sind, der dem Arbeitnehmer digital übermittelt wird.

Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Nach bisheriger Rechtslage Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Im Rahmen des BEG IV wurde diese Aufbewahrungsfrist nun auf 8 Jahre verkürzt. Weil es sich bei den Buchungsbelegen häufig um Rechnungen im Sinne von § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) handelt, wurde auch die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen in § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG an die neue Frist angepasst. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen ist.

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