Die A1 Bescheinigung ist innerhalb der EU, des europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz ein wichtiges Dokument. Wenn Arbeitnehmer in anderen Mitgliedstaaten als ihrem Heimatland arbeiten, brauchen Sie eine A1 Bescheinigung.
Für die Beantragung einer A1 Bescheinigung gibt es strenge Anforderungen und Voraussetzungen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen diese erfüllen. Mit der A1 Bescheinigung wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland weiterhin Sozialabgaben leistet, auch wenn er vorübergehend in einem anderen Land arbeitet. Das geschieht auf Grundlage der Verordnung (EG) Nummer 883/2004 zur Koordination der Systeme der sozialen Sicherheit in den Mitgliedstaaten.
Was sind die Voraussetzungen für die Beantragung einer A1 Bescheinigung?
Es gibt verschiedene Voraussetzungen, die an die Beantragung der A1 Bescheinigung geknüpft sind.
Die erste Voraussetzung ist, dass ein Mitarbeiter nur eine vorübergehende Tätigkeit im Ausland ausübt. Die genaue Dauer ist nicht einheitlich geregelt und hängt von den jeweiligen Vorschriften der vorübergehenden Entsendung ab. Allerdings kann man sagen, dass die maximale Dauer einer Entsendung 24 Monate betragen darf.
Die zweite Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland bereits in das Sozialversicherungssystem eingebunden sein muss. Denn die A1 Bescheinigung regelt und weist nach, dass der Arbeitnehmer oder selbstständiger weiterhin in seinem Heimatland sozialversicherungspflichtig ist.
Handelt es sich um eine längerfristige Tätigkeit, kann die Übernahme der Sozialversicherungspflicht in das Gastland übergehen. Die A1 Bescheinigung kann nur in solchen Fällen ausgestellt werden, wenn das nicht der Fall ist.
Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland entsendet, muss dieser Mitarbeiter weiterhin bei ihm beschäftigt sein. Teil der Entsendung ist also die Fortführung eines bestehenden Arbeitsverhältnisses. Es bedeutet auch, dass es weiterhin eine Weisungsbefugnis des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer gibt.
Auch für Selbstständige gelten hier ähnliche Bedingungen. Ein Selbstständiger muss der Nachweis bringen, dass seine wirtschaftliche Haupttätigkeit weiterhin in seinem Heimatland erfolgt. Diesen Nachweis kann er zum Beispiel durch Umsatz zahlen, die Anmietung von Geschäftsräumen oder Kundenkontakte belegen. Kann ein selbstständiger diese Nachweise nicht bringen, wird die Ausstellung der eins Bescheinigung in der Regel verweigert.
Weiterhin kann die A1 Bescheinigung nur dann ausgestellt werden, wenn der entsandte Mitarbeiter nicht die Stelle eines anderen Arbeitnehmers übernimmt, der vorher vom Unternehmen entsandt wurde. Mit dieser Voraussetzung möchte man verhindern, dass die Vorschriften zur A1 Bescheinigung missbraucht werden.
Es muss das Kriterium erfüllt werden, dass die Tätigkeit im Gastland sich nicht zu einer dauerhaften Niederlassung auswirkt. Das bedeutet für den Arbeitgeber, dass er keine Betriebsstätte im Ausland eröffnen kann, in der er den gesamten Mitarbeiter weiterhin beschäftigt.
Für Selbstständige bedeutet es, dass sie sich nur auf die Arbeiten beschränken dürfen, die sie momentan leisten. Sie dürfen sich also keine langfristigen Projekte oder andere Geschäftsbeziehungen im Gastland aufbauen. Es muss weiterhin der Nachweis gebracht werden, dass es sich um eine vorübergehende Tätigkeit handelt und nicht eine dauerhaft wirtschaftliche Tätigkeit im Gastland.
Ein Arbeitgeber muss wissen, dass der Arbeitnehmer nicht von den arbeitsrechtlichen Vorschriften des Gastlandes befreit ist. Das bedeutet, dass er sicherstellen muss, dass die lokalen Arbeitsgesetze und Vorschriften eingehalten werden. Das betrifft zum Beispiel Dinge wie die Arbeitszeit, den Arbeitsschutz oder Mindesttöne.
Man muss außerdem wissen, dass es neben den Regelungen der EU und des EWR auch bilaterale Abkommen zwischen den einzelnen Ländern gibt. Diese regeln die Sozialversicherungspflicht bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten. Es kann zum Beispiel sein, dass es weitere Anforderungen oder Ausnahmen gibt. Diese müssen dann bei der Beantragung der A1 Bescheinigung berücksichtigt werden. Ein Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss sich im Vorfeld genauestens über die Vorschriften informieren, die in den jeweiligen Ländern gelten. Ansonsten kann es dafür zu führen, dass die A1 Bescheinigung nicht anerkannt wird und zusätzliche Verpflichtungen entstehen.
Welche Anforderungen gibt es an den Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Der Arbeitgeber muss die Entsendung seines Mitarbeiters ins Ausland rechtzeitig planen. Danach muss er die entsprechenden Anträge stellen. Bei der Antragstellung muss der Zweck und die Dauer der Entsendung klar definiert sein. Es muss hier sichergestellt werden, dass die Tätigkeit im Ausland nur vorübergehend ist.
Der Arbeitnehmer muss sicherstellen, dass er alle erforderlichen Informationen bereitstellt. Hat er einmal eine A1 Bescheinigung erhalten, muss er sie während seiner Tätigkeit im Ausland mit sich führen. Es gibt Länder, deren Behörden sehr streng sind. So muss zum Beispiel in Frankreich die A1 Bescheinigung immer mit sich geführt werden. Andere skandinavische Länder handeln das eher locker.
Wie sieht der Antragsprozess im Detail aus?
In den meisten Mitgliedstaaten kann mittlerweile eine elektronische Antragstellung erfolgen. In Deutschland ist das zum Beispiel die deutsche Rentenversicherung oder die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Handelt es sich um Selbstständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten, sollten Sie sich an die Deutsche Rentenversicherung wenden.
Zuerst einmal muss der Antrag eingereicht werden. Das erfolgt entweder durch den Arbeitgeber oder im Falle von selbstständigen durch sie selbst. Im Antrag werden Angaben zur Person, zum Unternehmen, zur Art der Tätigkeit und zur Dauer der geplanten Entsendung aufgenommen.
Der Arbeitgeber muss ebenfalls seinen Namen, die Adresse und die Betriebsnummer angeben. Handelt es sich um selbstständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten möchten, müssen Sie entsprechende Angaben zur Registrierung ihres Gewerbes einreichen.
Weiterhin ist Bestandteil der Antragstellung der genaue Einsatzort und eventuell auch die Adresse des Auftraggebers oder der Niederlassung im Gastland.
Die deutsche Rentenversicherung oder Krankenkasse prüft dann, ob die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1 Bescheinigung erfüllt sind. Natürlich wird hier besonders geprüft, ob es sich tatsächlich um eine vorübergehende Entsendung handelt und ob der Mitarbeiter bereits im Sozialversicherungssystem erfasst ist.
Sind alle Anforderungen erfüllt, wird die A1 Bescheinigung ausgestellt. Danach wird sie an den Antragsteller übermittelt. In Deutschland erfolgt das elektronisch. Das spart viel Zeit, da die Bescheinigung schneller verfügbar ist.
Ist die A1 Bescheinigung einmal ausgestellt und übermittelt, liegt es in der Verantwortung des Arbeitnehmers, dass er diese während der Tätigkeit im Ausland bei sich führt. Im Falle einer Überprüfung dient die Bescheinigung als rechtlicher Nachweis dafür, dass er seine Sozialversicherungsbeiträge weiterhin in seinem Heimatland entrichtet.
In den letzten Jahren wurden die Kontrollen durch die Behörden innerhalb der EU sehr stark verschärft. Damit soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer und Selbstständige die Sozialversicherung Vorschriften einhalten. Sollte der Arbeitnehmer die A1 Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht mit sich führen, drohen sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem arbeitgeberempfindliche Strafen. Das kann im Zweifelsfall sogar zu einem Arbeitsverbot im jeweiligen Gast führen.
Bei der Sprache der Bescheinigung sind die EU Länder in der Regel großzügig, es reicht normalerweise aus, dass sie in der Sprache des Heimatlandes ausgestellt wird. Man sollte allerdings vielleicht doch vorsichtshalber eine Übersetzung in die Amtssprache des Gastlandes anstreben, damit kann man Missverständnisse vermeiden.
Es gibt Fälle, in denen sich die Umstände der Entsendung ändern. Das kann zum Beispiel eine Änderung des Einsatzortes sein oder auch die Verlängerung des Aufenthaltes. In diesem Fall muss die Bescheinigung schnellstens aktualisiert werden. Der Mitarbeiter darf nur weiterhin arbeiten, wenn er eine aktuelle Bescheinigung bei sich führt.
Sollte ein Mitarbeiter einmal kurzfristig durch seinen Arbeitgeber ins Ausland entsendet werden, gibt es manchmal auch Notfalllösungen. Einige Länder bieten Notfallverfahren oder auch vorläufige Bescheinigung an. Man sollte allerdings hier beachten, dass sie in der Regel zeitlich begrenzt sind. Außerdem muss weiterhin eine nachträgliche Beantragung der regulären A1 Bescheinigung erfolgen. Grundsätzlich darf ein Mitarbeiter nur ins Ausland entsandt werden, wenn er eine gültige A1 Bescheinigung mit sich führt. Eine nachträgliche Antragstellung, nachdem der Mitarbeiter ins Ausland entsandt wurde, ist nichts rechtskräftig und kann empfindliche Strafen nach sich führen.